Este manual tem como finalidade orientar e informar o usuário quanto a uma correta utilização e manuseio das funcionalidades de visualizações de listas e relatórios presentes no ArtVendas.

Menu Principal

O menu principal reúne todas as funções de inclusão e consulta de pedidos, produtos e clientes, assim como funções de configuração e conexões entre o dispositivo e o servidor.

· Pedidos – Permite incluir novos pedidos e consultar outros em aberto.

· Produtos – Lista todos os dados de produtos em estoque.

· Clientes – Exibe as informações referentes aos clientes cadastrados.

· Conexão - Estabelece a conexão com o servidor da Empresa pra atualização de políticas e status de pedidos.

· Tabela de Preços – Catálogo de produtos com seus preços

· Auxiliar – Gerencia as configurações do sistema.

· Mensagens – Ferramenta para envio e recebimento de mensagens via chat

· Consultas – Relatórios financeiros e sobre logística de produtos.

· Sobre – Mostra as informações de versão da aplicação.

· Sair – Interrompe a execução do sistema.

Figura 1 – Menu Principal ArtVendas

Clientes:

A Lista de Clientes reúne os clientes cadastrados para o vendedor atual. A exibição reúne o nome (razão social) e código, como se vê abaixo.

Figura 2 - Tela inicial do Menu Clientes

Nesse menu é possível filtrar os clientes por cidade ou pelo código. Deve-se selecionar o cliente desejado e clicando-se em Detalhar serão exibidas todas as suas informações cadastrais e financeiras. Os clientes que são listados em letras vermelhas possuem título(s) vencido(s).

Para pesquisar clientes o vendedor poderá escolher filtrar pelo Nome ou pelo Código do mesmo. Para pesquisar pelo nome, por exemplo, deve-se preencher o campo referente com parte do nome de interesse e clica-se em Nome na coluna destacada a seguir:

Figura 3 - Botões de pesquisa do menu Clientes

Com o cliente selecionado, clique em Detalhar no rodapé para acessar as informações cadastrais e financeiras do cliente. Os dados exibidos são agrupados em abas por onde se faz a navegação, como destacado na figura a seguir:

Figura 4 - Abas de detalhamento do cliente

· Dados: Informações cadastrais básicas, como CNPJ, Razão, Nome Fantasia e Código;

· Endereço (End.): Endereço e telefone do cliente;

· Observações (Obs.): Campo texto para informações adicionais inseridas no cadastro e informações documentais, como Alvarás e Anvisa;

· Financeiro (Fin.): Informações sobre crédito, Atraso Médio, quantidade de vendas positivadas e data de última compra (que pode ser explorada com mais detalhe no relatório de positivação do menu Consultas);

· Atributos (Atr.): E-mail e informações adicionais cadastradas.

O botão exibido no rodapé de todas as abas exibe as informações relativas a duplicadas em aberto e vencidas do cliente, exibidas em abas separadas:

Figura 5 - Submenu Títulos do menu Clientes

Pedidos:

O menu de Pedidos é o mais importante do ArtVendas e responsável por fornecer ferramentas para confecção de vendas, conferência de pedidos faturados e clonagem de pedidos.

É aconselhável que sempre antes de entrar no menu de Pedidos se faça uma Conexão Diária, já que as condições de venda, preços, produtos e dados de clientes precisam estar atualizados para a confecção do pedido (acompanhe no menu Conexão sobre como proceder).

A tela inicial, como vemos abaixo, é composta por abas no topo e botões no rodapé. A aba Verba (selecionada na imagem) mostra qual a situação atual do vendedor com relação à verba disponível para negociação. A aba Pedidos lista, caso existam, os últimos pedidos registrados no sistema com seus respectivos status de faturamento.

Figura 6 – Listagem de Pedidos

Os botões no rodapé da tela de listagem de pedidos são:

o Incluir: dá acesso às telas de edição de pedidos. Usada para registrar novas vendas;

o Abrir: quando existem pedidos na listagem de pedidos, abre os detalhes do que foi selecionado para reedição, caso disponível, ou conferência;

o Apagar: deleta permanentemente o pedido selecionado na listagem de pedidos;

o Clonar: cria uma cópia exata do pedido selecionado. Útil para situações em que houve falha no envio do pedido original ou quando se pretende registrar um pedido muito parecido com um registrado anteriormente.

Incluindo um pedido

Acompanhe o passo a passo para se registrar uma nova venda:

o Após clicar em Incluir na tela de Listagem de Pedidos deve-se selecionar a unidade para a qual o pedido será registrado. Essa seleção é necessária somente caso sua empresa possua várias unidades comerciais;

o É exibida a lista de clientes para seleção. Os clientes em vermelho possuem títulos vencidos. É possível buscar o cliente por parte o todo o seu nome, seu código ou pela cidade de estabelecimento;

o Assim que o cliente é selecionado o ArtVendas apresenta o histórico de Títulos do cliente, com a lista dos que estão Vencidos e A Vencer. Para ter mais detalhes do(s) título(s) basta seleciona-lo(s) e as datas de emissão e vencimento assim como o saldo serão exibidos. Para prosseguir clique em Continuar;

o Caso o cliente possua pendências financeira ou com documentações legais, tais como Alvarás, um alerta será exibido. É opção da sua empresa bloquear venda para clientes com esse tipo de impedimento.

Figura 7 – Preenchimento de Cabeçalho de Pedido para cliente com restrições de documentação

o A confecção do pedido é dividida em abas, como se vê:

o Dados: aqui define-se a Condição de Venda, o Meio de Pagamento e o Prazo. Caso uma das condições ou prazo não estejam disponíveis para seleção na lista, alinhe com o responsável pela TI de sua empresa;

o Itens: os botões no rodapé da aba permitem inserir, alterar ou excluir itens do pedido. A primeira tela exibida ao se clicar em Incluir é a mesma do menu de Produtos e sua composição e funcionamento são apresentados em mais detalhes em sua respectiva sessão mais à frente nesse manual. Acompanhe a tela de inclusão do item:

Figura 8 – Incluir item no pedido

o CX. F.: quantidade de unidades do produto em uma Caixa Fechada;

o Estoque: quantidade de caixas fechadas disponíveis em estoque;

o Condição de venda: alguns produtos permitem selecionar uma condição de venda adicional à selecionada na aba Dados do pedido e deve ser selecionada onde no exemplo se lê TV 60 VIP;

o Prc. Base: Preço Base do produto. Não pode ser alterado;

o Faixa: Faixa de Desconto para o item;

o Preço: valor líquido negociado na venda. Caso se altere o valor, automaticamente o sistema calcula a verba consumida ou gerada;

o Desc.: desconto sobre o preço líquido do item. A alteração do seu valor faz com que o ArtVendas calcule automaticamente a verba e o preço final do item no pedido. O valor não editável exibido ao lado do campo é a quantidade de desconto que a empresa permite para esse produto na condição de venda selecionada;

o Vrb.: Verba é o valor de negociação que o vendedor tem para fechar vendas;

o T. Vrb.: Total de Verba. Como uma verba gerada em um pedido pode ser consumida em outro, esse é o campo que mostra o total disponível para consumo no pedido. O campo colorido ao lado exibe o valor que foi consumido (em vermelho) ou gerado (em verde) no pedido atual;

o ST.: valores da Substituição Tributária no pedido;

o T.: mostra o valor total do item no pedido;

o Após incluir um item outros podem ser inseridos. Tantos quanto forem necessários;

o A tela de Listagem de Itens exibe todos os itens já inseridos no pedido. Selecionar um dos itens permite alterar suas quantidades, preços e descontos;

o Hist.: a aba Histórico exibe a ista de itens que o cliente do pedido adquiriu recentemente, com as datas de compra, quantidades e descrição dos produtos;

o Obs.: a aba de Observações permite que o vendedor envie um breve texto com qualquer mensagem pertinente ao pedido para análise no faturamento. Os botões no rodapé permitem verificar quais os valores de bonificação foram alterados caso o pedido seja faturado assim como está;

Figura 9 – Observações do pedido

o Totais: a última aba do pedido mostra o resumo dos valores e a data da confecção do pedido. Caso algo chame a atenção e precise ser alterado, basta selecionar as abas anteriores para alteração. O campo Tot Liq+ST mostra o valor bruto do pedido, assim como será cobrado do cliente. Por fim, caso for marcado Não para Enviar Pedido o ArtVendas apenas registrará o pedido no aparelho e não o enviará para faturamento mesmo que se faça uma Conexão de Pedidos. Somente quando marcado Sim é que o pedido será enviado na próxima conexão.

Produtos:

O menu Produtos reúne informações e ações relacionadas ao estoque para comercialização.

Figura 10 - Listagem de Produtos

Na aba Geral (Ger) estão os campos para filtragem de produtos. Seleciona-se um produto navegando pela lista ou buscando por todo ou parte de seu nome ou código e clica-se no respectivo botão. Com um produto selecionado, o botão exibe os lotes em estoque e os dados cadastrais:

Figura 11- Detalhe do Produto

Os produtos listados podem ser exibidos na cor preta ou na cor vermelha, que indica que esse produto não consta em estoque. Além disso existem dois filtros que podem ser acionados clicando em seus ícones no rodapé da tela de listagem:

Figura 12 – Filtros da listagem de Produtos

Clicando-se em e em ou serão exibidos apenas os produtos que estão em estoque. Semelhantemente, o filtro

mostra apenas os produtos que não foram positivados no período – essa informação é gerada pelo sistema de gestão.

Ainda na listagem de produtos consta o botão, que exibe todos os produtos que são do mesmo Princípio Ativo do produto selecionado.

Confira a descrição de usabilidade das demais abas do menu Produtos:

Figura 13 – Filtros da listagem de Produtos

· Fornecedores (Frn): permite navegar pelos produtos usando os Fornecedores como identificador. Seleciona-se o fornecedor desejado na lista e somente os produtos deste serão exibidos;

· Substância (Sbt): exibe a lista de princípios ativos para seleção. Somente os produtos com o princípio ativo selecionado serão exibidos;

· Promoção (Prm.): Lista as promoções informadas pelo sistema de gestão e apresenta os produtos inclusos na que foi selecionada;

· Grupo (grp.): permite visualizar os produtos que fazem parte de um mesmo grupo selecionado;

· Atributo (atr.): exibe uma lista de atributos e opções registrados no cadastro dos produtos no sistema de gestão para listar somente os que respeitem a seleção feita;

· Top: mostra os produtos com maior quantidade de vendas.

Consultas:

Esse menu reúne relatórios gerais para análises de desempenho e lucratividade.

Figura 14 – Menu Consultas

Inadimplentes:

Aqui pode-se consultar os relatórios relacionados a clientes com pendências financeiras. A primeira tela exibe, caso existam, os cliente com títulos vencidos e seus valores em aberto. Deve-se selecionar o cliente desejado e em seguida em Detalhe. Serão exibidos os detalhes do cliente assim como na figura 15.

De volta na tela inicial do menu de Inadimplentes está a aba Indicadores, que exibe os dados gerais das vendas e faturamento, como se vê:

Figura 15 – Indicadores de Títulos

Positivação:

Esse é o relatório de aproveitamento de prospecções. A barra superior 1 permite filtrar a lista de clientes positivados (que tiveram vendas confirmadas) ou não positivados (sem vendas confirmadas) no período especificado.

Ainda é possível exibir a lista de clientes por suas razões sociais ou nomes fantasia. O rodapé exibe um resumo com os dados gerais de positivação no período selecionado, como se vê:

Figura 16 – Relatório de Positivação

Por fim, há o botão Detalhe, que quando clicado com um cliente selecionado, exibe as informações do cliente e os dados relacionados ao seu relacionamento comercial com a empresa, com todas as suas vendas confirmadas no período.

Figura 17 – Detalhes de Positivação do cliente

Ranking:

O objetivo desse relatório é exibir quais são os clientes com a maior quantidade de vendas confirmadas. Diferente do relatório de Positivação, o Ranking permite que se defina o intervalo de datas e exibe todos os clientes ordenados pelos que mais compraram.

Figura 18 – Relatório de Ranking

Vendas:

Esse menu reúne os relatórios para análises gerias, por fornecedor e a projeção de vendas. O vendedor deve pautar-se nesses dados para planejar suas estratégias de prospecção.

Figura 19 – Submenus de consultas de Vendas

Geral:

Aqui estão os dados de todas as vendas registradas por período. Define-se o intervalo de datas para o relatório e quando se clica em Pesq. Serão listados os clientes, valores e data do faturamento das vendas, além, claro, do total de vendas (T.V.) no rodapé.

Figura 20 – Relatório Geral de Vendas

Selecionando uma das vendas e clicando em Det. é exibido o detalhamento da venda, com a listagem de todos os produtos vendidos, quantidades e preços.

Figura 21 – Detalhamento de Venda

Fornecedor:

O Relatório por Fornecedor mostra as vendas agrupadas por fornecedor em um determinado intervalo de datas selecionado.

Figura 22 – Vendas por Fornecedor

O rodapé desse relatório exibe o total de vendas do período (TOTAL) e os botões Detalhar, que exibe todas as vendas feitas para o Fornecedor selecionado e Itens, que exibe todos os produtos comercializados desse fornecedor.

Projeção:

Esse relatório mostra os Dias Úteis do mês corrente, os que foram trabalhados e quantos ainda restam. Também mostra a quantidade de vendas confirmadas (Positivação) em comparação com a meta estabelecida, a porcentagem de inadimplência para essas vendas e o valor esperado para vendas ao fim do período caso se mantenha o ritmo de positivações.

Figura 23 – Projeção de Vendas analisadas por dias trabalhados

Semelhantemente a aba Efet./Proj. mostra uma comparação entre o objetivo de vendas e a quantidade de vendas realizadas agrupadas por Laboratório. Também exibe-se a porcentagem que esses dados representam do todo.

Faturas:

Aqui estão as informações sobre os títulos em aberto e os vencidos. Seleciona-se a aba desejada e o títulos e são apresentadas as data de emissão e vencimento da fatura, o valor da parcela e o nome do cliente:

Figura 24 – Relatório de Faturas vencidas

Metas:

Esse é o relatório de metas de vendas. Na aba Geral são listadas todas as metas cadastradas no Sistema de Gestão e seus respectivos valores:

Figura 25 – Relatório de Metas

Semelhantemente as abas Cli. Frn. e Prod. mostram as metas relacionadas à venda por Cliente, por Fornecedor e por Produto, caso existam.

Conexão:

O menu Conexão é um dos mais importantes e permite que se faça a atualização de dados e o envio de pedidos para faturamento. Existem dois tipos de conexão:

Figura 26 – Tela para seleção de Conexão

Diária

o Esse é o principal tipo de conexão, mantendo seu dispositivo atualizado com as políticas de venda mais recentes, informações sobre produtos e dados cadastrais de clientes. Faça uma Conexão Diária sempre antes de iniciar os atendimentos do dia ou quando solicitada pela supervisão. Para realizar a Conexão Diária, selecione o menu Conexão, marque a opção Diária no campo Tipo de Conexão e em seguida Conectar. O sistema exibirá a tela de conexão GPRS para acompanhamento do processo de atualização. Ao finalizar, o alerta de sucesso é exibido: Caso algum alerta de erro seja exibido, verifique se o aparelho está conectado à internet e tente novamente. Clique em OK para confirmar o fim do download das informações, em Voltar e aguarde o fim da atualização. Quando o processo for completado, o Menu Principal do sistema será exibido novamente.

Figura 27 – Conexão Diária

Pedidos

o É essa conexão que enviará à empresa os pedidos registrados. Para realizar a Conexão de Pedidos, selecione a opção Pedidos e em seguida Conectar. Aguarde o fim do processo de comunicação, quando o alerta de sucesso será exibido. Esse tipo de conexão também envia mensagens que possam ter sido registradas pelo menu Mensagens.

Obs.: Caso tenha marcado a opção Não na confecção de Pedidos, mesmo que se faça a Conexão de Pedidos esses não serão enviados para faturamento. É preciso editar o pedido alterando essa informação para Sim e refazer a conexão de pedidos.

Auxiliar:

O menu Auxiliar traz todas as alterações relacionadas ao funcionamento do ArtVendas no aparelho. Acompanhe a descrição de cada submenu:

Figura 28 – Menu Auxiliar

Configurações:

A tela inicial de Configurações traz campos em que se deve informar como as informações geradas pelo ArtVendas devem ser mantidas:

· Apagar Pedidos: quantidade de dias em que os pedidos digitados e gravados permanecerão armazenados no aparelho para envio;

· Apagar Mensagens: quantidade de dias em que mensagens enviadas e recebidas no aparelho permanecerão armazenadas;

· Apagar Retorno: quantidade de dias pelos quais os retornos de faturamento permanecerão disponíveis para visualização no aparelho;

· Retardo Conexão: campo descontinuado.

Figura 29 – Submenu Configurações

Os botões no rodapé exibem mais telas de configurações agrupadas por afinidade. Segue descrição de cada uma delas:

· Bloco: permite alterar a numeração dos pedidos gravados e enviados ao servidor a começar a valer a partir do próximo pedido registrado;

· Serial: permite alterar o número identificador único do vendedor que usará o ArtVendas.

o Todos os dados de clientes, produtos, preços, etc assim como a identificação do vendedor nos pedidos enviados são exibidos com base nessa configuração;

Figura 30 – Configuração de Serial

o O Código da Empresa é um identificador único que carrega automaticamente as informações de Servidores, automatizando essa configuração. Solicite-o ao responsável pela TI da sua empresa.

· Servidores: é aqui que define-se os dados de conexão do aparelho com o servidor do ArtVendas.

o O campo Nome pode ser preenchido como se desejar, servindo como identificador de cada configuração salva.

o Em IP deve-se informar o endereço de acesso ao Servidor, que pode ser feito tanto pelo endereço numérico do acesso como pelo nome DNS.

o Semelhantemente em Porta informa-se a que foi configurada para o acesso do ArtVendas.

Figura 31 – Tela de inclusão de novo endereço de Servidores

o O campo pode ser clicado para atualizar automaticamente os campos de Ip, Porta e Nome, caso se tenha informado o Código da Empresa.

o Senha: permite alterar a senha de acesso ao ArtVendas, aquela solicitada na primeira tela do sistema.

o Super: módulo descontinuado.

o Tst Mem.: módulo descontinuado.

Zerar Atualizações:

Essa é uma ferramenta para situações em que as tabelas do ArtVendas se corrompem. Ela apaga permanentemente os dados que são atualizados através da Conexão Diária, mas mantém os dados de Servidores e Serial, o que torna necessário refazer a Conexão Diária antes de prosseguir com o uso do ArtVendas.

Figura 32 – Zerar Configurações

Usa Tec. Dev.

Essa opção ativa ou desativa o teclado virtual do Android. Caso esteja desativado, o teclado exibido é o do próprio ArtVendas.

Interface:

Essa opção altera o aspecto visual do ArtVendas. Sempre que for alterado é necessário que se feche e reabra a aplicação para que a alteração tenha efeito.

Figura 33 – Aparência alternativa do ArtVendas quando a Interface Flat está ativa

Tamanho de Fonte:

Esse submenu permite customizar o tamanho das letras do ArtVendas. Essa opção se faz bastante útil em aparelhos com displays reduzidos, melhorando a legibilidade. A fonte é alterada em uma barra de ajuste e as alterações são exibidas nos campos de exemplo logo abaixo, que devem ser usados de parâmetro para se escolher o tamanho ideal.

Figura 35 – Tela de configuração do tamanho da Fonte

Essa alteração exige que se reinicie o ArtVendas para ter efeito.

Tabelas de Preço:

O menu de Tabelas de Preço as exibe de acordo com o cadastro no Delage. Pode usar os filtros no topo da tela para pesquisar por tabelas de preço por seus nomes ou códigos. Quando seleciona-se uma delas, no rodapé é apresentado o resumo de seu funcionamento, com a UF a que se aplica, a quantidade de itens, preço final e líquido e porcentual de desconto.

Figura 36 – Tabelas de Preços

Mensagem:

O menu de Mensagens permite que se leia e se envie mensagens para outros vendedores registrados no ArtAdministrador ou que se envie diretamente para o Servidor do ArtVendas.

Na tela principal do menu pode-se verificar as mensagens recebidas e as que se enviou, usando os botões do topo da tela: