ArtVendas

v1.00

Objetivo:

Este manual tem como finalidade orientar e informar o usuário quanto a uma correta utilização e manuseio das funcionalidades de visualizações de listas e relatórios presentes no ArtVendas.

Menu Principal

O menu principal reúne todas as funções de inclusão e consulta de pedidos, produtos e clientes, assim como funções de configuração e conexões entre o dispositivo e o servidor.

· Pedidos – Permite incluir novos pedidos e consultar outros em aberto.

· Produtos – Lista todos os dados de produtos em estoque.

· Clientes – Exibe as informações referentes aos clientes cadastrados.

· Conexão - Estabelece a conexão com o servidor da Empresa pra atualização de políticas e status de pedidos.

· Auxiliar – Gerencia as configurações do sistema.

· Mensagens – Ferramenta para envio e recebimento de mensagens via chat

· Relatórios – Relatórios financeiros e sobre logística de produtos.

· Sobre – Mostra as informações de versão da aplicação.

Figura 1 – Menu Principal ArtVendas

Clientes

Esse menu reúne as informações de todos os clientes cadastrados para o vendedor configurado no aparelho. A exibição reúne o nome (razão social) e código.

Figura 2 - Tela inicial do Menu Clientes

São três submenus:

Lista de Clientes

Figura 3 - Lista de Clientes

Clicando no ícone no topo da tela abre-se as opções de busca por clientes. Em Filtrar por escolha o atributo do cliente pelo qual deseja pesquisar e preencha todo ou parte da informação que se abre. Ainda é possível restringir a busca por Cidade, como se vê:

Figura 4 - Filtros de pesquisa por clientes

Depois de selecionado o filtro, clica-se em Confirmar e serão exibidos os clientes que atenderem ao critério da busca. Selecione o desejado e clique em Detalhes e serão exibidas todas as informações cadastrais e financeiras. Aqueles clientes que são listados em letras vermelhas são os que possuem títulos vencidos. Os dados exibidos são agrupados em abas por onde se faz a navegação, como destacado na figura abaixo.

Figura 5 - Abas de detalhamento do cliente

Em 1 estão as abas que agrupam os dados do cliente, como se vê:

· Registro: Informações cadastrais básicas, como CNPJ, Razão, Nome Fantasia e Código;

· Endereço: Endereço e telefone do cliente;

· Financeiro: Informações sobre crédito, Atraso Médio, quantidade de vendas positivadas e data de última compra (que pode ser explorada com mais detalhe no relatório de positivação do menu Consultas);

· Observações: Campo texto para informações adicionais inseridas no cadastro e informações documentais, como Alvarás e Anvisa;

· Pedidos: lista o histórico recente de comprar do cliente.

O botão marcado em 2 exibe as informações relativas a duplicadas em aberto e vencidas do cliente, exibidas de acordo com o checklist selecionado:

Figura 6 - Submenu Títulos do menu Clientes

Cadastrar Novo Cliente

Quando o vendedor identifica uma oportunidade em um cliente que ainda não faz parte da carteira da empresa, ele pode cadastra-lo no ArtVendas, registrando todos o seus dados e enviando para o servidor da aplicação. Novamente é um menu separado em abas com campos que o vendedor deve preencher sobre o cliente.

Figura 7 - Cadastro de Clientes

Consultar Cliente Cadastrado

Esse submenu exibe os clientes que o vendedor cadastrou no ArtVendas previamente. Permite que se envie os cadastros por e-mail, edite suas informações ou que os delete.

Figura 8 - Clientes Cadastrados

Pedidos

O menu de Pedidos é o mais importante do ArtVendas e responsável por fornecer ferramentas para confecção de vendas, conferência de pedidos faturados e clonagem de pedidos.

Recomendação importante: É aconselhável que sempre antes de entrar no menu de Pedidos se faça uma Conexão Diária, já que as condições de venda, preços, produtos e dados de clientes precisam estar atualizados para a inclusão do pedido (acompanhe no menu Conexão sobre como proceder).

A tela inicial, como vemos abaixo, é composta por abas no topo e botões no rodapé. A aba Pedidos lista, caso existam, os últimos pedidos registrados no sistema com seus respectivos status de faturamento.

Figura 9 – Listagem de Pedidos

Os botões no rodapé da tela de listagem de pedidos são:

Histórico: dá acesso à tela de histórico de pedido;
Incluir: dá acesso às telas de edição de pedidos. Usada para registrar novas vendas;
Abrir: quando existem pedidos listados na aba Pedidos, abre os detalhes do que foi selecionado para reedição, caso disponível, ou conferência;
Apagar: deleta permanentemente o pedido selecionado na listagem de pedidos;
Clonar: duplica o pedido selecionado atribuindo-o um código diferente para evitar duplicidade. Útil para aproveitar os itens de um pedido em uma nova venda;
Enviar: envia o pedido registrado via e-mail para ser faturado;

Incluindo um pedido

Acompanhe o passo a passo para se registrar uma nova venda:

Ao clicar em é exibida a lista de clientes para seleção. Os clientes em vermelho são os que possuem títulos vencidos. É possível buscar o cliente por parte ou todo o seu nome da Razão Social ou Nome Fantasia, seu código ou pelo CNPJ;
Assim que o cliente é selecionado o ArtVendas apresenta o histórico de Títulos do cliente, com a lista dos que estão Vencidos e A Vencer. Para ter mais detalhes do(s) título(s) basta seleciona-lo(s) e as datas de emissão e vencimento assim como o saldo serão exibidos. Para prosseguir clique em Continuar;

Figura 10 – Preenchimento de Cabeçalho de Pedido para cliente com restrições financeiras

A confecção do pedido é dividida em abas, como se vê:
- Cabeçalho: aqui define-se o Tipo de Venda e Prazo de Pagamento. Também são exibidos o Valor Mínimo e o Prazo Médio de pagamento para o tipo de venda e prazo senecionados;
- Check: essa aba traz relatórios relacionados ao histórico de venda de produtos.
  - Reposição Garantida - Lista de produtos comprados pelo cliente selecionado nos últimos 90 dias. Mostra o hábito de compra desse cliente.
  - Venda Garantida - Lista de produtos campeóes de venda e que o cliente selecionado no cabeçalho não possui histórico de compra.
  - Ganhe Mais - Lista de produtos que a empresa está dando destaque no momento.

Figura 11 – Aba Check do menu Pedidos.

Itens: os botões no rodapé da aba permitem Adicionar, Alterar ou Excluir itens do pedido. A primeira tela exibida ao se clicar em Adicionar é a mesma do menu de Produtos e sua composição e funcionamento são apresentados em mais detalhes em sua respectiva sessão mais à frente nesse manual. Acompanhe a tela de inclusão do item:

Figura 12a – Adicionar item no pedido

Figura 12b – Adicionar item no pedido

Código: é o identificador único do produto no Sistema de Gestão;
Estoque: quantidade de caixas fechadas disponíveis em estoque;
Código Barra: exibe o código de barras do cadastro do produto.
Local Estoque: local onde o item está armazenado;
Preço base: preço de tabela do produto sem desconto;
Quantidade: campo para definir quantas unidades serão incluídas no pedido;
Desconto: é a porcentagem que o vendedor dará de desconto no preço do produto. Caso a porcentagem seja maior que o Desc. Gordura, o valor da diferença consumirá a verba do vendedor;
Valor Unitário: valor do ítem;
Total Bruto: mostra qual o valor total do pedido com todos os itens adicionados até o momento sem desconto;
Total Desconto: mostra o valor em Reais do desconto aplicado ao item;
Total líquido: total em reais do item no pedido considerando os descontos;
Total Geral: esse botão mostra maiores detalhes sobre o item;
Total SV Pedido: total do pedido sem verba;
Total Líquido: Valor total após dedução dos impostos
Total Verba Gerada: Saldo positivo de verba gerado pelo item no pedido
Total Verba Consumida: Saldo negativo de verba após inclusão de item no pedido
Total Verba: Saldo geral após a inclusão de todos os itens no pedido
Salvar: insere o item no pedido e retorna à tela de itens para inserção;

Observação: essa aba permite inserir um texto de observação para o faturamento do pedido. A observação não deve conter caracteres especiais, como cedilha ou acentos;
- Comissão Diferenciada: essa opção permite ao vendedor ou representante dar um desconto maior que o normal, porém esse desconto extra é diminuído do seu comissionamento. Recomendamos verificar com sua gerencia ou supervisão para confirmar a melhor maneira de usar esse recurso..

Figura 13a – Observação do pedido

Figura 13b – Observação do pedido com comissão diferenciada

Fechamento: aba que exibe todos os detalhes do pedido, como os valores, quantidades de itens, a data da confecção. A coluna laranja refere-se aos itens que sairão do estoque da unidade A e a coluna verde aos itens que sairão do estoque da unidade B.
- Caso tenha sido escolhido um Prazo de Pagamento flexível no Cabeçalho do pedido, essa aba apresenta um menu de Parcelamento, onde deve-se incluir a quantidade de parcelas do pedido e suas datas de vencimento;
- Prazo: essas linhas laranja e verde só são apresentadas quando no mesmo pedido forem incluídos produtos que saiam de duas unidades diferentes. Nesse caso deve-se escolher o prazo de pagamento para cada unidade;
- Caso Enviar pedido esteja marcado como SIM, na próxima Conexão de Pedidos ele será enviado para o Servidor do ArtVendas para processamento e Faturamento. Caso contrário ele ficará gravado apenas no aparelho disponível para edições futuras.

Observação importante

Existir uma restrição de valor mínimo do pedido, que está vinculado a cada unidade;
Também em casos que o cliente possua pendências financeiras com a empresa, será possível gravar o pedido no aplicativo, porém o mesmo não será enviado para o servidor. ficando somente no dispositivo, aguardando alterações e normalização das pendências.

Figura 14 – Fechamento do pedido

Produtos

O menu Produtos reúne informações e ações relacionadas ao estoque para comercialização. A primeira tela desse menu, vista abaixo, exige que um cliente seja escolhido para a exibição dos produtos, já que a cartela de produtos comercializáveis muda dependendo do cliente. Semelhantemente é preciso selecionar uma tabela de preços. O campo Filtrar por traz atributos do produto para facilitar na busca pelo produto desejado.

Figura 15 - Filtros para listagem de Produtos

Depois de confirmado o filtro, é exibida a lista de produtos que obedecem às características informadas. Os que são listados em letras vermelhas estão definidos como indisponíveis no Sistema de Gestão. Clique sobre o produto desejado e clique em Detalhes para visualizar todas as informações sobre o produto.

Figura 16 - Detalhe do Produto

Relatórios

Esse menu reúne relatórios gerais para análises de desempenho e lucratividade.

Figura 17 – Menu Relatórios

Vendas

Esses relatórios apresentam detalhadamente como estão as vendas analisadas por Pedido, Cliente, Fornecedor, Cidade etc.

Figura 18 – Submenu de Relatórios por Vendas

Em todos os relatório é preciso selecionar o intervalo de datas e a unidade comercial da empresa antes de clicar em Pesquisar. Será exibida uma lista com as vendas do período com os detalhes de datas, razão social do cliente e valores. É possível selecionar uma das vendas e pelos botões acessar os seus detalhes ou a lista de todos os seus pedidos registrados.

Títulos

Aqui pode-se consultar os dados relacionados a clientes com pendências financeiras. A primeira tela exibe, caso existam, os títulos em aberto e a segunda aba mostra os já vencidos. Deve-se selecionar o cliente desejado e em seguida em Detalhes do cliente. Serão exibidas todas as informações do cliente assim como na figura 5. Esse relatório foca no título e não no cliente, o que quer dizer que um mesmo cliente pode aparecer repetidas vezes caso possua vários títulos em aberto e/ou vencidos.

Figura 19 – Indicadores de Títulos

Inadimplentes

Esse relatório também traz informações sobre títulos em aberto, mas diferentemente do relatório de Títulos, traz os dados financeiros somente de títulos vencidos e agrupados por cliente. Dessa maneira o vendedor tem acesso à dívida completa de seus clientes.

No rodapé da listagem de clientes inadimplentes existem os botões de Detalhe, que mostra os dados cadastrais do cliente selecionado e Gráfico, que apresenta uma visualização em pizza que contrapõe o total de clientes com aqueles inadimplentes.

Figura 20a – Gráfico de Inadimplentes como listagem

Figura 20b – Gráfico de Inadimplentes como gráfico

Positivação

Esse é o relatório de aproveitamento de prospecções. A barra superior 1 permite filtrar a lista de clientes positivados (que tiveram vendas confirmadas) ou não positivados (sem vendas confirmadas) no mês atual ou no anterior ao corrente.

Ainda é possível exibir a lista de clientes por suas razões sociais ou nomes fantasia. O rodapé exibe um resumo com os dados gerais de positivação no período selecionado, como se vê:

Figura 21 – Relatório de Positivação

Em 2, há o botão Detalhe, que quando clicado com um cliente selecionado, exibe as informações do cliente e os dados relacionados ao seu relacionamento comercial com a empresa, com todas as suas vendas confirmadas no período. Gráfico exibe uma visualização em pizza semelhante ao da figura 18 que contrapõe todos os clientes da carteira do vendedor com os que possuem vendas confirmadas no período selecionado.

Ranking e Metas

Ambos relatórios ainda estão sendo elaborados e não foram disponibilizados para uso.

Conexão

O menu Conexão é um dos mais importantes e permite que se faça a atualização de dados e o envio de pedidos para faturamento. Existem dois tipos de conexão, Conexão Diária e Conexão de Pedidos:

Figura 22 – Tela para seleção de Conexão

Conexão Diária: Esse é o principal tipo de conexão, mantendo seu dispositivo atualizado com as políticas de venda mais recentes, informações sobre produtos e dados cadastrais de clientes. Faça uma Conexão Diária sempre antes de iniciar os atendimentos do dia ou quando solicitada pela supervisão. Para realizar a Conexão Diária, selecione o menu Conexão, marque a opção Diária no campo Tipo de Conexão e em seguida Conectar. O sistema exibirá a tela de conexão GPRS para acompanhamento do processo de atualização. Ao finalizar, o alerta de sucesso é exibido: Caso algum alerta de erro seja exibido, verifique se o aparelho está conectado à internet e tente novamente. Clique em OK para confirmar o fim do download das informações, em Voltar e aguarde o fim da atualização. Quando o processo for completado, o Menu Principal do sistema será exibido novamente.

Figura 23 – Conexão Diária

Conexão de Pedidos: É essa conexão que enviará à empresa os pedidos registrados. Para realizar a Conexão de Pedidos, selecione a opção Pedidos e em seguida Conectar. Aguarde o fim do processo de comunicação, quando o alerta de sucesso será exibido. Esse tipo de conexão também envia mensagens que possam ter sido registradas pelo menu Mensagens.

Observação: Caso tenha marcado a opção Não na confecção de Pedidos, mesmo que se faça a Conexão de Pedidos esses não serão enviados para faturamento. É preciso editar o pedido alterando essa informação para Sim e refazer a conexão de pedidos.

Auxiliar

O menu Auxiliar traz todas as alterações relacionadas ao funcionamento do ArtVendas no aparelho. Acompanhe a descrição de cada submenu:

Figura 23 – Menu Auxiliar

Figura 24 – Menu Auxiliar

Configurar

A tela inicial de Configurações apresenta três abas de ajustes:

Servidor
- Permite cadastrar, testar ou remover dados de conexão com o Host. Essas informações devem ser obtidas com o responsável pela TI de sua empresa;
  - O campo Nome pode ser preenchido como se desejar, servindo como identificador de cada configuração salva.
  - Em IP deve-se informar o endereço de acesso ao Servidor, que pode ser feito tanto pelo endereço numérico do acesso como pelo nome DNS.
  - Semelhantemente em Porta informa-se a que foi configurada para o acesso do ArtVendas.
Apagar Dados

· Apagar pedidos a cada: quantidade de dias em que os pedidos digitados e gravados permanecerão armazenados no aparelho para envio;
· Apagar mensagens a cada: quantidade de dias em que mensagens enviadas e recebidas no aparelho permanecerão armazenadas;
· Apagar Retorno a cada: quantidade de dias pelos quais os retornos de faturamento permanecerão disponíveis para visualização no aparelho;
· Retardo Conexão: campo descontinuado.

Figura 24 – Configurações, Apagar Dados

Figura 25 – Configurações, Apagar Dados

Bloco
- Essa é a numeração de pedidos. A cada pedido registrado é associado um número único que é incrementado por registro. Caso seja necessário reconfigurar o ArtVendas de um vendedor que já fazia pedidos pela aplicação previamente, é preciso que se coloque a numeração continuando a última registrada no Servidor, caso contrário os pedidos registrados com blocos repetidos podem gerar duplicidade no processamento impedindo o faturamento.

Figura 26 – Configurações número do Bloco de Pedidos

Usuário

Esse submenu traz ferramentas para identificar o usuário do ArtVendas no aparelho. São duas abas de configuração:

· Serial: permite alterar o número identificador único do vendedor que usará o ArtVendas.

o Todos os dados de clientes, produtos, preços, etc assim como a identificação do vendedor nos pedidos enviados são exibidos com base nessa configuração;

Figura 25 – Configuração de Serial

Figura 27 – Configuração de Serial

· Senha: a senha padrão é 123456, mas pode ser alterada a qualquer momento para evitar com que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações e funcionalidades do ArtVendas.

Figura 26 – Configuração de Serial

Figura 28 – Configuração de Serial

Personalizar

Nesse submenu é possível selecionar o tamanho das letras e demais características relacionadas ao texto no ArtVendas. Além disso permite trocar o teclado para edição de texto entre o que vem com o ArtVendas e o instalado no aparelho.

Figura 27 – Submenu Personalizar

Figura 29 – Submenu Personalizar

Mensagem

O menu de Mensagens permite que se leia e se envie mensagens para outros vendedores registrados no ArtAdministrador ou que se envie diretamente para o Servidor do ArtVendas.

Na tela principal do menu pode-se verificar as mensagens recebidas e as que se enviou, usando os botões do topo da tela:

Figura 28 – Tela de Mensagens