ArtVendas
v1.60
Sumário
Objetivo:
Este manual tem como finalidade orientar e informar o usuário quanto a uma correta utilização e manuseio das funcionalidades de visualizações de listas e relatórios presentes no ArtVendas.
Menu Principal
O menu principal reúne todas as funções de inclusão e consulta de pedidos, produtos e clientes, assim como funções de configuração e conexões entre o dispositivo e o servidor.
· Pedidos – Permite incluir novos pedidos e consultar outros em aberto.
· Produtos – Lista todos os dados de produtos em estoque.
· Clientes – Exibe as informações referentes aos clientes cadastrados.
· Conexão - Estabelece a conexão com o servidor da Empresa pra atualização de políticas e status de pedidos.
· Auxiliar – Gerencia as configurações do sistema.
· Consultas – Relatórios financeiros e sobre logística de produtos.
· Sobre – Mostra as informações de versão da aplicação.
· Sair – Interrompe a execução do sistema.
Clientes:
A Lista de Clientes reúne os clientes cadastrados para o vendedor atual. A exibição reúne o nome (razão social) e código, como se vê abaixo.
Figura 2 - Tela inicial do Menu Clientes
Nesse menu é possível filtrar os clientes por cidade ou pelo código. Deve-se selecionar o cliente desejado e clicando-se em Detalhar serão exibidas todas as suas informações cadastrais e financeiras. Os clientes que são listados em letras vermelhas estão bloqueados. Na coluna Última Venda, é dada uma estimativa de quanto tempo faz desde a última vez que foi feita uma venda para um determinado cliente. A legenda das cores fica na parte inferior da tela.
Para pesquisar clientes o vendedor poderá escolher filtrar pelo Nome ou pelo Código do mesmo. Para pesquisar pelo nome, por exemplo, deve-se preencher o campo referente com parte do nome de interesse e clica-se em Nome na coluna destacada a seguir:
Figura 3 - Botões de pesquisa do menu Clientes
Com o cliente selecionado, clique em Detalhar no rodapé para acessar as informações cadastrais e financeiras do cliente. Os dados exibidos são agrupados em abas por onde se faz a navegação, como destacado na figura a seguir:
Figura 4 - Abas de detalhamento do cliente
· Dados: Informações cadastrais básicas, como CNPJ, Razão, Nome Fantasia e Código;
· Endereço: Endereço e telefone do cliente;
· Últimos pedidos: Exibe os últimos pedidos feitos para este cliente;
· Licenças: Exibe o número e a validade de documentos, como Alvarás e Anvisa;
· Financeiro: Informações sobre crédito, Atraso Médio, quantidade de vendas positivadas e data de última compra (que pode ser explorada com mais detalhe no relatório de positivação do menu Consultas);
O botão exibido no rodapé de todas as abas exibe as informações relativas a duplicadas em aberto e vencidas do cliente, exibidas em abas separadas:
Figura 5 - Submenu Títulos do menu Clientes
Pedidos:
O menu de Pedidos é o mais importante do ArtVendas e responsável por fornecer ferramentas para confecção de vendas, conferência de pedidos faturados e clonagem de pedidos.
É aconselhável que sempre antes de entrar no menu de Pedidos se faça uma Conexão Diária, já que as condições de venda, preços, produtos e dados de clientes precisam estar atualizados para a confecção do pedido (acompanhe no menu Conexão sobre como proceder).
A tela inicial, como vemos abaixo, é composta por abas no topo e botões no rodapé.
Os botões no rodapé da tela de listagem de pedidos são:
o Incluir: dá acesso às telas de edição de pedidos. Usada para registrar novas vendas;
o Abrir: quando existem pedidos na listagem de pedidos, abre os detalhes do que foi selecionado para reedição, caso disponível, ou conferência;
o Apagar: deleta permanentemente o pedido selecionado na listagem de pedidos;
o Clonar: cria uma cópia exata do pedido selecionado. Útil para situações em que houve falha no envio do pedido original ou quando se pretende registrar um pedido muito parecido com um registrado anteriormente.
A aba Verba (selecionada na imagem) mostra qual a situação atual do vendedor com relação à verba disponível para negociação. A aba Pedidos lista, caso existam, os últimos pedidos registrados no sistema com seus respectivos status de faturamento.
Incluindo um pedido
Acompanhe o passo a passo para se registrar uma nova venda:
o Após clicar em Incluir na tela de Listagem de Pedidos deve-se selecionar a unidade para a qual o pedido será registrado. Essa seleção é necessária somente caso sua empresa possua várias unidades comerciais;
o É exibida a lista de clientes para seleção. Os clientes em vermelho estão bloqueados. É possível buscar o cliente por parte o todo o seu nome, seu código ou pela cidade de estabelecimento;
o Assim que o cliente é selecionado o ArtVendas apresenta o histórico de Títulos do cliente, com a lista dos que estão Vencidos e A Vencer. Para ter mais detalhes do(s) título(s) basta seleciona-lo(s) e as datas de emissão e vencimento assim como o saldo serão exibidos. Para prosseguir clique em Continuar;
o Caso o cliente possua pendências financeira ou com documentações legais, tais como Alvarás, um alerta será exibido. É opção da sua empresa bloquear venda para clientes com esse tipo de impedimento.
- A confecção do pedido é dividida em abas, como se vê:
- Dados: aqui define-se a Condição de Venda, o Meio de Pagamento e o Prazo. Caso uma das condições ou prazo não estejam disponíveis para seleção na lista, alinhe com o responsável pela TI de sua empresa;
o Itens: os botões no rodapé da aba permitem inserir, alterar ou excluir itens do pedido. A primeira tela exibida ao se clicar em Incluir é a mesma do menu de Produtos e sua composição e funcionamento são apresentados em mais detalhes em sua respectiva sessão mais à frente nesse manual. Acompanhe a tela de inclusão do item:
Figura 8 – Listagem de itens do pedido
o Código: Código do produto;
o Est (Estoque): quantidade de caixas fechadas disponíveis em estoque;
o Condição de venda: alguns produtos permitem selecionar uma condição de venda adicional à selecionada na aba Dados do pedido e deve ser selecionada onde no exemplo se lê POLITICA;
o Qnt (Quantidade): Quantidade do produto a ser vendido
o Pr. T(Preço de tabela): Preço Base do produto. Não pode ser alterado;
o D%(Desconto em %).: desconto sobre o preço líquido do item. A alteração do seu valor faz com que o ArtVendas calcule automaticamente a verba e o preço final do item no pedido. O valor não editável exibido ao lado do campo é a quantidade de desconto que a empresa permite para esse produto na condição de venda selecionada;
o Pr. F(Preço Final): valor líquido negociado na venda. Caso se altere o valor, automaticamente o sistema calcula a verba consumida ou gerada;
o Botão de verba (0.0000): Aqui é mostrado a quantidade de verba consumida/gerada neste pedido. Ao clicar no botão, será exibida uma tela com os dados sobre a verba;
o ST.: valores da Substituição Tributária no pedido;
o Prz: Prazo do pedido.
o Total: mostra o valor total do item no pedido;
o Após incluir um item outros podem ser inseridos. Tantos quanto forem necessários;
o A tela de Listagem de Itens exibe todos os itens já inseridos no pedido. Selecionar um dos itens permite alterar suas quantidades, preços e descontos;
o Totais: a última aba do pedido mostra o resumo dos valores e a data da confecção do pedido. Caso algo está incorreto e precisa ser alterado, basta selecionar as abas anteriores para alteração. O campo Tot Liq+ST mostra o valor bruto do pedido, assim como será cobrado do cliente. Por fim, caso for marcado Não para Enviar Pedido o ArtVendas apenas registrará o pedido no aparelho e não o enviará para faturamento mesmo que se faça uma Conexão de Pedidos. Somente quando marcado Sim é que o pedido será enviado na próxima conexão.
Produtos:
O menu Produtos reúne informações e ações relacionadas ao estoque para comercialização.
Na abas estão os campos para filtragem de produtos. Seleciona-se um produto navegando pela lista ou buscando por todo ou parte de seu nome ou código e clica-se no respectivo botão. Com um produto selecionado, o botão ( ? ) exibe os lotes em estoque e os dados cadastrais:
Figura 11- Detalhe do Produto
Os produtos listados podem ser exibidos na cor preta ou na cor vermelha, que indica que esse produto não consta em estoque.
Confira a descrição de usabilidade das demais abas do menu Produtos:
Figura 12 – Filtros da listagem de Produtos
· Fornecedores (Frn): permite navegar pelos produtos usando os Fornecedores como identificador. Seleciona-se o fornecedor desejado na lista e somente os produtos deste serão exibidos;
· Tipo (Tp): exibe os produtos de um mesmo tipo;
· Substância (Sub): exibe a lista de princípios ativos para seleção. Somente os produtos com o princípio ativo selecionado serão exibidos;
· Promoção (Prm.): Lista as promoções informadas pelo sistema de gestão e apresenta os produtos inclusos na que foi selecionada;
· Preço (Prc.): Visualiza os produtos em ordem crescente de preço;
Consultas:
Esse menu reúne relatórios gerais para análises de desempenho e lucratividade.
Figura 13 – Menu Consultas
Faturas:
Nesta tela são exibidos os títulos das faturas que já foram processadas pelo sistema de gestão. Aqui podemos ver as parcelas, datas de emissão e vencimento, valor, o saldo deste título assim como o código e o nome do cliente.
As abas servem para alternar entre os títulos que já venceram e os que ainda irão vencer.
Inadimplentes:
Aqui pode-se consultar os relatórios relacionados a clientes com pendências financeiras. A primeira tela exibe, caso existam, os cliente com títulos vencidos e seus valores em aberto.
Deve-se selecionar o cliente desejado e em seguida em Detalhar. Serão exibidos os detalhes do cliente assim como na figura 15.
No botão Duplicatas, é possível ver quais os títulos que o cliente possui.
Entrada:
Aqui podemos verificar quais produtos voltaram a ter estoque disponível.
Positivação:
Esse é o relatório de aproveitamento de prospecções. A barra superior permite filtrar a lista de clientes positivados (que tiveram vendas confirmadas) ou não positivados (sem vendas confirmadas) no período especificado.
Ainda é possível exibir a lista de clientes por suas razões sociais ou nomes fantasia, basta marcar ou desmarcar a caixa Fant no rodapé.
Relatórios Vendas:
Esse menu reúne os relatórios das vendas com diversos filtros diferentes, como se vê na imagem abaixo.
Na tela abaixo, é dado um exemplo de como a busca pelas vendas efetuadas são feitas: Insere-se uma data inicial, uma final, e abaixo um cliente (nos outros filtros esta caixa poderá ser de Pedido, Cidade, Fornecedor...)
Metas:
Exibe as metas de vendas filtradas por diferentes critérios: Fabricante, Linha e Geral.
Relatório de Políticas:
Aqui pode-se ver o quanto foi vendido em cada política no mês atual
Figura 22 – Relatório Geral de Vendas por política
Selecionando uma ou mais das políticas e clicando em Gerar Ralatório, é exibido um gráfico no formato de pizza para ilustrar a % de vendas de uma política em relação ao total.
Figura 23 – Gráfico das vendas por Política em relação ao total.
Conexão:
O menu Conexão é um dos mais importantes e permite que se faça a atualização de dados e o envio de pedidos para faturamento. Existem dois tipos de conexão:
Figura 24 – Tela para seleção de Conexão
Diária
o Esse é o principal tipo de conexão, mantendo seu dispositivo atualizado com as políticas de venda mais recentes, informações sobre produtos e dados cadastrais de clientes. Faça uma Conexão Diária sempre antes de iniciar os atendimentos do dia ou quando solicitada pela supervisão. Para realizar a Conexão Diária, selecione o menu Conexão, marque a opção Diária no campo Tipo de Conexão e em seguida Conectar. O sistema exibirá a tela de conexão GPRS para acompanhamento do processo de atualização. Ao finalizar, o alerta de sucesso é exibido: Caso algum alerta de erro seja exibido, verifique se o aparelho está conectado à internet e tente novamente. Clique em OK para confirmar o fim do download das informações, em Voltar e aguarde o fim da atualização. Quando o processo for completado, o Menu Principal do sistema será exibido novamente.
Figura 25 – Conexão Diária
Pedidos
o É essa conexão que enviará à empresa os pedidos registrados. Para realizar a Conexão de Pedidos, selecione a opção Pedidos e em seguida Conectar. Aguarde o fim do processo de comunicação, quando o alerta de sucesso será exibido. Esse tipo de conexão também envia mensagens que possam ter sido registradas pelo menu Mensagens.
Obs.: Caso tenha marcado a opção Não na confecção de Pedidos, mesmo que se faça a Conexão de Pedidos esses não serão enviados para faturamento. É preciso editar o pedido alterando essa informação para Sim e refazer a conexão de pedidos.
Auxiliar:
O menu Auxiliar traz todas as alterações relacionadas ao funcionamento do ArtVendas no aparelho. Acompanhe a descrição de cada submenu:
Figura 28 – Menu Auxiliar
Mensagens:
O menu de Mensagens permite que se leia e se envie mensagens para outros vendedores registrados no ArtAdministrador ou que se envie diretamente para o Servidor do ArtVendas.
Na tela principal do menu pode-se verificar as mensagens recebidas e as que se enviou, usando os botões do topo da tela:
Figura 37 – Tela de Mensagens
Os botões no rodapé do menu de Mensagens dá acesso ao botão Redigir, que abre a tela de envio de mensagens:
Figura 38 – Edição de Mensagens
Interface:
Essa opção altera o aspecto visual do ArtVendas. Sempre que for alterado é necessário que se feche e reabra a aplicação para que a alteração tenha efeito.
Figura 33 – Aparência alternativa do ArtVendas quando a Interface Flat está ativa
Tipo Teclado
Essa opção ativa ou desativa o teclado virtual do Android. Caso esteja APLICATIVO, o teclado exibido é o do próprio ArtVendas, se for ANDROID, o do aparelho e NENHUM para não utilizar nenhum dos dois.
Configurações:
A tela inicial de Configurações traz campos em que se deve informar como as informações geradas pelo ArtVendas devem ser mantidas:
· Apagar Pedidos: quantidade de dias em que os pedidos digitados e gravados permanecerão armazenados no aparelho para envio;
· Apagar Mensagens: quantidade de dias em que mensagens enviadas e recebidas no aparelho permanecerão armazenadas;
· Apagar Retorno: quantidade de dias pelos quais os retornos de faturamento permanecerão disponíveis para visualização no aparelho;
· Retardo Conexão: campo descontinuado.
Figura 29 – Submenu Configurações
Os botões no rodapé exibem mais telas de configurações agrupadas por afinidade. Segue descrição de cada uma delas:
· Bloco: permite alterar a numeração dos pedidos gravados e enviados ao servidor a começar a valer a partir do próximo pedido registrado;
· Serial: permite alterar o número identificador único do vendedor que usará o ArtVendas.
o Todos os dados de clientes, produtos, preços, etc assim como a identificação do vendedor nos pedidos enviados são exibidos com base nessa configuração;
Figura 30 – Configuração de Serial
o O Código da Empresa é um identificador único que carrega automaticamente as informações de Servidores, automatizando essa configuração. Solicite-o ao responsável pela TI da sua empresa.
Servidores: é aqui que define-se os dados de conexão do aparelho com o servidor do ArtVendas.
o O campo Nome pode ser preenchido como se desejar, servindo como identificador de cada configuração salva.
o Em IP deve-se informar o endereço de acesso ao Servidor, que pode ser feito tanto pelo endereço numérico do acesso como pelo nome DNS.
o Semelhantemente em Porta informa-se a que foi configurada para o acesso do ArtVendas.
Figura 31 – Tela de inclusão de novo endereço de Servidores
o O campo pode ser clicado para atualizar automaticamente os campos de Ip, Porta e Nome, caso se tenha informado o Código da Empresa.
o Senha: permite alterar a senha de acesso ao ArtVendas, aquela solicitada na primeira tela do sistema.
o Super: módulo descontinuado.
o Tst Mem.: módulo descontinuado.
Tamanho de Fonte:
Esse submenu permite customizar o tamanho das letras do ArtVendas. Essa opção se faz bastante útil em aparelhos com displays reduzidos, melhorando a legibilidade. A fonte é alterada em uma barra de ajuste e as alterações são exibidas nos campos de exemplo logo abaixo, que devem ser usados de parâmetro para se escolher o tamanho ideal.
Figura 35 – Tela de configuração do tamanho da Fonte
Essa alteração exige que se reinicie o ArtVendas para ter efeito.
Sobre:
Em Sobre estão as informações básicas sobre o versionamento do ArtVendas e configuração de usuário.
Figura 39 – Tela Sobre