ArtVendas
v6.15a
Sumário
Relatórios
Objetivo:
Este manual tem como finalidade orientar e informar o usuário quanto a uma correta utilização e manuseio das funcionalidades de visualizações de listas e relatórios presentes no ArtVendas.
Menu Principal
O menu principal reúne todas as funções de inclusão e consulta de pedidos, produtos e clientes, assim como funções de configuração e conexões entre o dispositivo e o servidor.
· Pedidos – Permite incluir novos pedidos e consultar outros em aberto.
· Produtos – Lista todos os dados de produtos em estoque.
· Clientes – Exibe as informações referentes aos clientes cadastrados.
· Conexão - Estabelece a conexão com o servidor da Empresa pra atualização de políticas e status de pedidos.
· Auxiliar – Gerencia as configurações do sistema.
· Mensagens – Ferramenta para envio e recebimento de mensagens via chat
· Relatórios – Relatórios financeiros e sobre logística de produtos.
· Sobre – Mostra as informações de versão da aplicação.
Figura 1 – Menu Principal ArtVendas
Esse menu reúne as informações de todos os clientes cadastrados para o vendedor configurado no aparelho. A exibição reúne o nome (razão social) e código.
Figura 2 - Tela inicial do Menu Clientes
São três submenus:
- Lista de Clientes
Figura 3 - Lista de Clientes
Clicando no ícone de lupa no topo da tela abre-se as opções de busca por clientes. Em Filtrar por escolha o atributo do cliente pelo qual deseja filtrar e preencha todo ou parte da informação que se abre. Ainda é possível restringir a busca por Cidade, como se vê:
Figura 4 - Filtros de pesquisa por clientes
Aqui se pode selecionar o cliente desejado e com um clique duplo serão exibidas todas as informações cadastrais e financeiras. Os clientes que são listados em letras vermelhas constam Bloqueados para venda no Sistema de Gestão. Os dados exibidos são agrupados em abas por onde se faz a navegação, como destacado na figura abaixo.
Figura 5 - Abas de detalhamento do cliente
Em 1 estão as abas que agrupam os dados do cliente, como se vê:
· Registro: Informações cadastrais básicas, como CNPJ, Razão, Nome Fantasia e Código;
· Endereço: Endereço e telefone do cliente;
· Financeiro: Informações sobre crédito, Atraso Médio, quantidade de vendas positivadas e data de última compra (que pode ser explorada com mais detalhe no relatório de positivação do menu Consultas);
· Observações: Campo texto para informações adicionais inseridas no cadastro e informações documentais, como Alvarás e Anvisa;
· Pedidos: lista o histórico recente de comprar do cliente.
O botão marcado em 2 exibe as informações relativas a duplicadas em aberto e vencidas do cliente, exibidas de acordo com o checklist selecionado:
Figura 6 - Submenu Títulos do menu Clientes
-
Cadastrar Novo Cliente
- Consultar Cliente Cadastrado
Esse submenu exibe os clientes que o vendedor cadastrou previamente. Permite que se envie os cadastros por e-mail ou que se delete.
Figura 8 - Clientes Cadastrados
O menu de Pedidos é o mais importante do ArtVendas e responsável por fornecer ferramentas para confecção de vendas, conferência de pedidos faturados e clonagem de pedidos.
É aconselhável que sempre antes de entrar no menu de Pedidos se faça uma Conexão Diária, já que as condições de venda, preços, produtos e dados de clientes precisam estar atualizados para a inclusão do pedido (acompanhe no menu Conexão sobre como proceder).
A tela inicial, como vemos abaixo, é composta por abas no topo e botões no rodapé. A aba Verba (selecionada na imagem) mostra qual a situação atual do vendedor com relação à verba disponível para negociação. A aba Pedidos lista, caso existam, os últimos pedidos registrados no sistema com seus respectivos status de faturamento.
Figura 9 – Listagem de Pedidos
Os botões no rodapé da tela de listagem de pedidos são:
-
Incluir: dá acesso às telas de edição de pedidos. Usada para registrar novas vendas;
- Abrir: quando existem pedidos na listagem de pedidos, abre os detalhes do que foi selecionado para reedição, caso disponível, ou conferência;
- Apagar: deleta permanentemente o pedido selecionado na listagem de pedidos;
- Enviar: abre uma conexão de pedidos para os pedidos selecionados e os envia para faturamento.
Incluindo um pedido
Acompanhe o passo a passo para se registrar uma nova venda:
- Ao clicar em Incluir é exibida a lista de clientes para seleção. Os clientes em vermelho constam como Bloqueados no Sistema de Gestão. É possível buscar o cliente por parte o todo o seu nome, seu código ou pela cidade de estabelecimento;
-
Assim que o cliente é selecionado o ArtVendas apresenta o histórico de Títulos do cliente, com a lista dos que estão Vencidos e A Vencer. Para ter mais detalhes do(s) título(s) basta seleciona-lo(s) e as datas de emissão e vencimento assim como o saldo serão exibidos. Para prosseguir clique em Continuar;
-
Caso o cliente possua pendências financeira ou com documentações legais, tais como Alvarás, um alerta será exibido. É opção da sua empresa bloquear venda para clientes com esse tipo de impedimento.
Figura 10 – Preenchimento de Cabeçalho de Pedido para cliente com restrições financeiras
-
A confecção do pedido é dividida em abas, como se vê:
- Cabeçalho: aqui define-se o Tipo de Transação, a a Tabela de Preço, a Caso uma das condições ou prazo não estejam disponíveis para seleção na lista, alinhe com o responsável pela TI de sua empresa;
- Itens: os botões no rodapé da aba permitem Adicionar, Alterar ou Excluir itens do pedido. A primeira tela exibida ao se clicar em Adicionar é a mesma do menu de Produtos e sua composição e funcionamento são apresentados em mais detalhes em sua respectiva sessão mais à frente nesse manual. Acompanhe a tela de inclusão do item:
Figura 11 – Adicionar item no pedido
o Código: é o identificador único do produto no Sistema de Gestão;
o Estoque: quantidade de caixas fechadas disponíveis em estoque;
o Ac Máximo: essa é a porcentagem permitida para o valor de venda do produto;
o Preço Base: Valor de fábrica do produto. Não pode ser alterado;
o Uni. Venda: a Unidade de Venda apresenta o agrupamento de venda do produto. Exemplo: Unidade, ML, etc;
o Quantidade: campo para definir quantas unidades serão incluídas no pedido;
o Desconto / Acréscimo %: desconto ou acréscimo sobre o preço líquido do item. A alteração do seu valor faz com que o ArtVendas calcule automaticamente o preço final do item no pedido e o total do pedido. O vendedor deve selecionar se será dado desconto ou acréscimo ou desconto no item de acordo com a negociação com o cliente;
o Preço líquido: valor líquido negociado na venda. Caso se altere o valor, automaticamente o sistema calcula o valor total e o do pedido;
o Total: mostra o valor total do item no pedido;
o Valor ST.: valores da Substituição Tributária no pedido;
o Total Pedido: mostra qual o valor total do pedido com todos os itens adicionados até o momento;
o Tabelas de preço: permite selecionar a tabela de preço que define o preço base e os limites de desconto ou acréscimo do item;
o Após incluir um item, clica-se em Salvar e outros podem ser inseridos. Tantos quanto forem necessários;
o A tela de Listagem de Itens exibe todos os itens já inseridos no pedido. Selecionar um dos itens permite alterar suas quantidades, preços e descontos;
o Últimos Itens: essa aba exibe a ista de itens que o cliente do pedido adquiriu recentemente, com as datas de compra, quantidades e descrição dos produtos;
o Fechamento: essa aba permite inserir um breve texto de observação para o pedido que será exibida no Sistema de Gestão no momento do faturamento. Além disso todos os detalhes do pedido são exibidos, como os valores, quantidades de itens e a data da confecção. Caso Enviar pedido esteja marcado como SIM, na próxima Conexão de Pedidos ele será enviado para o Servidor do ArtVendas para processamento e Faturamento. Caso contrário ele ficará gravado apenas no aparelho disponível para edições futuras.
Figura 12 – Fechamento do pedido
O menu Produtos reúne informações e ações relacionadas ao estoque para comercialização. A primeira tela desse menu, vista abaixo, exige que um cliente seja escolhido para a exibição dos produtos, já que a cartela de produtos comercializáveis muda dependendo do cliente. Semelhantemente é preciso selecionar uma tabela de preços. O campo Filtrar por traz atributos do produto para facilitar na busca pelo produto desejado.
Figura 13 - Filtros para listagem de Produtos
Depois de confirmado o filtro, é exibida a lista de produtos que obedecem às características informadas. Os que são listados em letras vermelhas estão definidos como indisponíveis no Sistema de Gestão. Clique sobre o produto desejado e clique em Detalhes para visualizar todas as infor,ações sobre o produto.
Figura 14- Detalhe do Produto
Esse menu reúne relatórios gerais para análises de desempenho e lucratividade.
Figura 15 – Menu Relatórios
Esses relatórios apresentam detalhadamente como estão as vendas analisadas por Pedido, Cliente, Fornecedor, Cidade etc.
Figura 16 – Submenu de Relatórios por Vendas
Em todos os relatório é preciso selecionar o intervalo de datas e a unidade comercial da empresa antes de clicar em Pesquisar. Será exibida uma lista com as vendas do período com os detalhes de datas, razão social do cliente e valores. É possível selecionar uma das vendas e pelos botões acessar os seus detalhes ou a lista de todos os seus pedidos registrados.
Aqui pode-se consultar os dados relacionados a clientes com pendências financeiras. A primeira tela exibe, caso existam, os títulos em aberto e a segunda aba mostra os já vencidos. Deve-se selecionar o cliente desejado e em seguida em Detalhes do cliente. Serão exibidas todas as informações do cliente assim como na figura 5. Esse relatório foca no título e não no cliente, o que quer dizer que um mesmo cliente pode aparecer repetidas vezes caso possua vários títulos em aberto e/ou vencidos.
Figura 17 – Indicadores de Títulos
Esse é o relatório de aproveitamento de prospecções. A barra superior 1 permite filtrar a lista de clientes positivados (que tiveram vendas confirmadas) ou não positivados (sem vendas confirmadas) no mês atual ou no anterior ao corrente.
Ainda é possível exibir a lista de clientes por suas razões sociais ou nomes fantasia. O rodapé exibe um resumo com os dados gerais de positivação no período selecionado, como se vê:
Figura 19 – Relatório de Positivação
Em 2, há o botão Detalhe, que quando clicado com um cliente selecionado, exibe as informações do cliente e os dados relacionados ao seu relacionamento comercial com a empresa, com todas as suas vendas confirmadas no período. Gráfico exibe uma visualização em pizza semelhante ao da figura 18 que contrapõe todos os clientes da carteira do vendedor com os que possuem vendas confirmadas no período selecionado.
Ambos relatórios ainda estão sendo elaborados e não foram disponibilizados para uso.
O menu Conexão é um dos mais importantes e permite que se faça a atualização de dados e o envio de pedidos para faturamento. Existem dois tipos de conexão, Diária e de Pedidos:
Figura 20 – Tela para seleção de Conexão
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Diária
o Esse é o principal tipo de conexão, mantendo seu dispositivo atualizado com as políticas de venda mais recentes, informações sobre produtos e dados cadastrais de clientes. Faça uma Conexão Diária sempre antes de iniciar os atendimentos do dia ou quando solicitada pela supervisão. Para realizar a Conexão Diária, selecione o menu Conexão, marque a opção Diária no campo Tipo de Conexão e em seguida Conectar. O sistema exibirá a tela de conexão GPRS para acompanhamento do processo de atualização. Ao finalizar, o alerta de sucesso é exibido: Caso algum alerta de erro seja exibido, verifique se o aparelho está conectado à internet e tente novamente. Clique em OK para confirmar o fim do download das informações, em Voltar e aguarde o fim da atualização. Quando o processo for completado, o Menu Principal do sistema será exibido novamente.
Figura 21 – Conexão Diária
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Pedidos
o É essa conexão que enviará à empresa os pedidos registrados. Para realizar a Conexão de Pedidos, selecione a opção Pedidos e em seguida Conectar. Aguarde o fim do processo de comunicação, quando o alerta de sucesso será exibido. Esse tipo de conexão também envia mensagens que possam ter sido registradas pelo menu Mensagens.
Obs.: Caso tenha marcado a opção Não na confecção de Pedidos, mesmo que se faça a Conexão de Pedidos esses não serão enviados para faturamento. É preciso editar o pedido alterando essa informação para Sim e refazer a conexão de pedidos.
O menu Auxiliar traz todas as alterações relacionadas ao funcionamento do ArtVendas no aparelho. Acompanhe a descrição de cada submenu:
Figura 22 – Menu Auxiliar
A tela inicial de Configurações apresenta três abas de ajustes:
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Servidor
-
Permite cadastrar, testar ou remover dados de conexão com o Host. Essas informações devem ser obtidas com o responsável pela TI de sua empresa;
- O campo Nome pode ser preenchido como se desejar, servindo como identificador de cada configuração salva.
- Em IP deve-se informar o endereço de acesso ao Servidor, que pode ser feito tanto pelo endereço numérico do acesso como pelo nome DNS.
- Semelhantemente em Porta informa-se a que foi configurada para o acesso do ArtVendas.
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Permite cadastrar, testar ou remover dados de conexão com o Host. Essas informações devem ser obtidas com o responsável pela TI de sua empresa;
- Apagar Dados
· Apagar pedidos a cada: quantidade de dias em que os pedidos digitados e gravados permanecerão armazenados no aparelho para envio;
· Apagar mensagens a cada: quantidade de dias em que mensagens enviadas e recebidas no aparelho permanecerão armazenadas;
· Apagar Retorno a cada: quantidade de dias pelos quais os retornos de faturamento permanecerão disponíveis para visualização no aparelho;
· Retardo Conexão: campo descontinuado.
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Bloco
- Essa é a numeração de pedidos. A cada pedido registrado é associado um número único que é incrementado por registro. Caso seja necessário reconfigurar o ArtVendas de um vendedor que já fazia pedidos pela aplicação previamente, é preciso que se coloque a numeração continuando a última registrada no Servidor, caso contrário os pedidos registrados com blocos repetidos podem gerar duplicidade no processamento impedindo o faturamento.
Figura 23 – Configurações, Apagar Dados
Esse submenu traz ferramentas para identificar o usuário do ArtVendas no aparelho. São duas abas de configuração:
· Serial: permite alterar o número identificador único do vendedor que usará o ArtVendas.
o Todos os dados de clientes, produtos, preços, etc assim como a identificação do vendedor nos pedidos enviados são exibidos com base nessa configuração;
Figura 24 – Configuração de Serial
· Senha: a senha padrão é 123456, mas pode ser alterada a qualquer momento para evitar com que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações e funcionalidades do ArtVendas.
Figura 25 – Configuração de Serial
Personalizar
Nesse submenu é possível selecionar o tamanho das letras e demais características relacionadas ao texto no ArtVendas. Além disso permite trocar o teclado para edição de texto entre o que vem com o ArtVendas e o instalado no aparelho.
Figura 26 – Submenu Personalizar
O menu de Mensagens permite que se leia e se envie mensagens para outros vendedores registrados no ArtAdministrador ou que se envie diretamente para o Servidor do ArtVendas.
Na tela principal do menu pode-se verificar as mensagens recebidas e as que se enviou, usando os botões do topo da tela:
Figura 27 – Tela de Mensagens
Os botões no topo do menu de Mensagens dá acesso ao botão Redigir, que abre a tela de envio de mensagens:
Figura 28 – Edição de Mensagens
Em Sobre estão as informações básicas sobre o versionamento do ArtVendas e configuração de usuário.
Figura 29 – Tela Sobre